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ERP引发太太药业管理革命

2016.05.04
  2002年8月,太太药业筹备安装了一年的ERP系统开始试运行。这对于成立不过10余年的太太药业来说,是企业历史上一件关键的大事,太太药业甚至为此任命了一位年轻的新财务总监安于分期分步铺开。
  太太药业董事长朱保国从2000年就开始有上 EKP 项目的打算,这个念头经过反复酝酿后,于2001年9月开始启动。
  “我希望这个平台至少能让我了解企业的运行情况,以便我做出正确的决策。”朱保国对30出头、刚刚“挖”来的财务总监安宁说。
  3个月后,供应商和服务商敲定,管理层决定采用 SAP 公司的 E1KP 系统,项目实施由高维信诚来做。项目共分三期进行,一期从2002年3月到12月,二期从2003年1月到6月,三期从2003年7月开始,总投资超过1500万元人民币。 
  作为国内制药业中一家大公司,太太药业有3个法人单位,包括上市公司深圳太太药业有限公司(太太药业,600380),3个法人单位都在深圳。同时,其销售部在全国建立有57个办事处,而在上海和北京建立有分公司。将这样庞大的体系一步到位上ERP显然不现实,同时冒的风险也太大,太太药业采取了分步走的方法。 
  太太药业首先在省内进行 ERP 联网实验。安宁认为,这主要是出于技术支持上的考虑,刚开始运行时可能出现的问题非常多,省内办事处离总部近,便于技术人员及时赶到。
  据一位太太药业相关人士介绍,公司在深圳的家法人之间通过铺设专线相连接,而省内的10家办事处之间,考虑到铺设专线费用太高,则使用ADSL连接。 
  “对使用什么连接我们也做过试验,主要指标是数据流量能够达到要求。经过测算,我们发现在 ADSL 上运行的数据流足够满足我们的需求,因此我们用了ADSL”太 太药业技术部门一位人士对《财经时报》记者说。除了广东省外,ERP的试验还连结了北京分公司和上海分公司。太太药业销售部的一位人土表示,现在连接并入ERP系统的业务已占总业务的近2/3。 
  海尔取经 
  上ERP项目投资巨大,风险不小,同时,国内上了ERP的企业很少有非常成功的例子,这就造成了 EKP 在国内企业界名声不佳。而太太药业对 ERP 的信心,则来自于家电企业海尔。
  财务总监安宁曾到海尔参观,对海尔的管理印象深刻。“以前我总认为,ERP只有外国公司才能实施好,对国内公司能否实施好我总存有疑问。但在海尔,我打消了疑问。海尔能做到,我们这里也能做到。”安宁说。安宁认为,国内公司在管理上的一个关键之处是执行。他举例说,0.9的5次方是0.59049,1.1的5次方是1.61051,双方的结果相差数倍。可以把这个现象比之于管理,从董事会到董事长、总经理、副总经理、部门经理、员工至少要经过5道环节,在执行上有一点点差别就会造成结果上巨大的不同。
  安宁说:实施ERP系统,就可以大大保证执行上的准确。海尔要求员工'日清日高',其实员工是否及时、工作质量如何都能反应在整个系统中。因为这是高度集成的系统,任何一个环节的延迟和错误,都会造成对其他环节的影响。”
  改变经营流程 
  尽管ERP系统开始运行迄今不足4个月,但ERP已经改观了太太药业原来的生产经营流程。最明显的例子是新成立了IT部门,这是在朱保国特批下建立的。太太药业原先只是在客户部下面挂有一个3个人的电脑组,主要工作是进行硬件维护,做一些购买打印机之类,其实是办公室秘书就能干的工作,并非真正意义上的IT工作。但现在,这个部门人员扩充了数倍,而且主要是从事软件的二次开发。据该部门人士介绍,除了一个人还从事硬件维护方面工作外,其余的人都在做软件工作。
  更深层次的改变是生产经营链条上的调整。举一个例子,在企业实行ERP之前,确定生产的链条主要是两个环节:先是销售部门做出预测,然后反馈到财务部,再向供应商下订单。从销售到生产之间的需求比例,往往是销售人员拍脑门来解决,更有甚者,采购人员为了保证不断货,往往会自作主张多采购一些,浪费无法避免。在实行ERP之后,这一环节变为:先是销售部门做出预测,随后ERP系统根据产能自动运行出物料需求清单,然后这一理论值再经过人为调整,才能下到供应商形成订单,准确性大大提高。
事实上, ERP 系统也开始引发太太药业内部的管理变革:
  太太药业认为,ERP的实施将带来两个机遇:一是实现内外通讯的一个变革,打造一个集成的、实时的,同时能实现公司内外沟通的平台;二是得到进一步提升公司管理水平的机会。
  在管理上,ERP带给太太药业一个新的竞争机会。安宁说:“企业的竞争,不光是产品的竞争,还是企业供应链、销售链等链条的竞争。先行一步实施ERP,可以整合上游SCM(Supply Chain Management)、下游CRM(Customer Relationship Management)链条,给企业带来赢得竞争的机会。”
  对于在ERP上的投入风险,一位太太药业的负责人说:“上ERP其实和开发新产品是一样的,刚开始时总是成本大干利润,但成熟以后一定会'赚钱'的,关键看运行的好坏。”
  在ERP上投入的成本,一位专家认为可以分为两部分:一是系统维护成本,一是通信成本。系统维护成本中,除人力成本外,另一个不容忽视的是,当新业务或特殊业务出现时,软件开发成本可能会占有很大的比重。而对于通信成本,安宁坦承,现在这是运营中的一块 大开支。但将来这一部分会变得不再重要,因为随着宽带网的建设,这一部分成本会迅速下降。款资料都在系统中存着,电脑会根据对方的信誉程度、评定等级,自动赊款。 此外,ERP的实施还为决策提供了有力支持。ERP系统可以为企业的财务决策提供参考。像太太药业这样的企业,如果以前管理者需要得到某一产品或某一地区的财务分析资料,比如华东地区的财务分析结果,往往需要整个财务部加班半个月来完成。这么长的时间,即使分析结果出来,也往往因为时效性的原因而失去了意义。而且最后的结果能否保证正确?谁也不能打保票,因为这些数据都要财务部每个人一个一个地核对,不可能有时间重来。而实施ERP后,结果只用半天就可做出来。除此之外,ERP还每个月自动进行各种产品的成分分析和获利能力分析。不过,ERP目前在实施过程中也面临二次开发困境,因为根据公司需求,需要从 ERP 中开发出一些符合公司个性化的报表,这就非常需要专业IT人员和业务人员的配合。太太药业对此的解决办法是,为ERP的每一个业务模块都配备一名专职的,IT人员,以便双方能进行充分的交流,但目前效果还不十分理想,二次开发的速度还是远远落后于系统的日常应用。显然,对太太药业这样的传统企业而言,ERP需要使用者大量的磨合。太太药业对此的看法是,一个是时间的问题,一个是人才缺乏的问题。